Coordinamento delle Attività Aziendali (CAA)
Automatizza lo scambio documentale con i tuoi clienti e appaltatori
eGestiona risolve tutti i lavori amministrativi della gestione documentale e ti facilita un ambiente di
lavoro colaborativo con i tuoi clienti e con la tua catena di subappalto
Un ambiente di lavoro colaborativo y automatizzato
Scopri come è facile accedere alla intranet e da lì amministrare, gestire e consultare tutta l’informazione relativa al coordinamento delle attività, a seconda del profilo e dei permessi di accesso di ogni utente
L’extranet di appaltatori, subappaltatori e fornitori è uno strumento che trasferisce alle aziende della tua catena di subappalto il lavoro amministrativo documentale, rendendo più facile la gestione della propria struttura aziendale e l’elaborazione dei documenti che li richiediamo.
L’extranet di clienti è uno strumento che fornisce ai tuoi clienti il monitoraggio in tempo reale dell’intero processo di coordinamento delle attività azienadli, in base ai requisiti documentali richiesti da ognuno di essi. Il proprio cliente può scaricare tutta la documentazione richiesta
L’extranet di promotori e/o di coordinatori della sicurezza e salute, ci permette di fornire al responsabile della sicurezza, sopratutto nelle opere di costruzione, con un’applicazione di monitoraggio del coordinamento e dell’accreditamento di aziende, lavoratori e apparati all’interno dell’opera.
eMoviliza è l’app per Android ed iOS che ti consente di consultare dal cellulare tutto il processo di coordinamento documentale ed il controllo degli accreditamenti di aziende, lavoratori e apparati. Da qualunque parte potrai gestire il controllo di accessi e marcature o le attività all’interno dei tuoi centri di lavoro
Accreditamento di lavoratori e maneggio di macchinario
Gestisci gli accreditamenti dei lavoratori e crea le loro tessere con pittogramme, codici a barre e codici QR. Puoi definire i requisiti documentali, qualifiche, conoscenze, protocolli medici e dispositivi di protezione, che ogni lavoratore avvia bisogno per essere accreditato.
Imposta le macchine e apparati definendo i requisiti che un lavoratore deve soddisfare per essere in grado di maneggiarli e controllare gli accreditamenti utilizzando i rapporti personalizzati d’Intelligenza d’Affare.
Semafori e rapporti in tempo reale per il controllo documentale
Se vuoi controllare lo stato dei documentari in modo rapido ed efficace, eGestiona è il tuo strumento. Gestione globale di coordinamento documentale, accesso, pagamenti, gestione dei rifiuti e ADR, accreditamenti di lavoratori e macchinario, prodotti chimici, … puoi consultare tutta questa informazione molto facilmente, personalizza il modo di visualizzarla a gusto di ogni utente, dal personale del controllo di accessi alla direzione dell’azienda.
eGestiona creerà periodicamente rapporti automatici e li invierà al tuo email, con la percentuale di conformità documentale per azienda, lavoratori e apparati in ogni centro di lavoro. Inoltre puoi esportare ad Excel qualunque rapporto di coordinamento in modo automatico ed utilizzare modelli predefinite con tabelle dinamiche e con grafici compresi, utilizzando la tecnologia Power Pivot di Excel
Tutta la documentazione da un’unica schermata
Ti rendiamo più facile l’autorizzazione o rifiuto documentale da un’unica schermata con un semplice click. Configurando i tipi di rifiuti documentali più abituali e definendo il testo di rifiuto predefinito puoi generare l’email di rifiuto in modo automatico, migliorando il tempo di risposta.
Allo stesso modo puoi impostare e pubblicare i criteri di convalida per ogni tipo di documento per evitare rifiuti non necessari, migliorando il ratio di approvazione e la gestione di coordinamento.
Per velocizzare la gestione documentale filtra la documentazione nel modo in cui hai bisogno: per i diversi stati documentali, per azienda, lavoratore, apparato, centro, tipo di documento, ecc… e conserva i tuoi filtri favoriti e le ricerche ripetitive. eGestiona ti offre anche la possibilità di esportare ad Excel in modo automatico tutte i rapporti documentali che vedi sullo schermo.
Pianifica e coordina le attività nei tuoi centri di lavoro
Se hai bisogno di creare un piano di lavoro e definire i compiti, i tempi di esecuzione, ecc… eGestiona ti permette di generare un modello di coordinamento diverso per ogni attività, richiedendo documentazione specifica ad ogni lavoro. Potrai configurare le aziende, lavoratori e apparati che svilupperanno detta attività in ogni centro di lavoro pianificando anche la durata delle loro attività.
L’applicazione consente pure di controllare, perfino dal cellulare, l’accesso ai tuoi centri di lavoro di aziende, lavoratori e apparati per attività, in funzione della documentazione richiesta
E se anche i miei clienti hanno eGestiona?
Allora ti sarà molto facile integrare il coordinamento in modo automatico con loro. Dovrai solo caricare la documentazione della tua azienda e autorizzare quella dei tuoi appaltatori e automaticamente eGestiona si prenderà cura di integrare tutto nella licenza dei tuoi clienti.
Nella tua applicazione puoi configurare il modello documentale di ogni cliente e creare la struttura di aziende, lavoratori e apparati, la tua o della tua catena di subappalto, che lavorino in ciascuno dei tuoi clienti.
Elementi integrati, documenti inviati, situazioni documentali, incidenze di integrazione… segue la tracciabilità del processo in ciascuna delle sue fasi usando l’Intelligenza d’Affare.
CAA con altri client e piattaforme
Clienti che non hanno una piattaforma di coordinamento o vogliono utilizzare la tua
Se i tuoi clienti vogliono utilizzare la tua applicazione eGestiona, puoi assegnargli permessi di utente affinché accedano a controllare l’informazione di centri, imprese, lavoratori, apparati e documenti che condividi con loro, mantenendo da parte tua un monitoraggio delle gestioni che realizzano.
Se i tuoi clienti non vogliono utilizzare eGestiona puoi inviarli di forma automatica e-mails con la nuova documentazione che li riguarda. eGestiona ti consente di configurare i contenuti dell’e-mail e le liste di distribuzione sia di invio automatico che di invio manuale. Inoltre è possibile avere una tracciabilità degli invii e delle consultazioni documentali che i tuoi clienti abbiano fatto.
Clienti che hanno altre piattaforme di coordinamento
Abbiamo anche alternative e funzionalità per aiutarti in questo caso. Se la piattaforma offre meccanismi di integrazione, possiamo sviluppare processi di caricamento automatico della documentazione e della tua informazione in essa. In caso contrario, eGestiona ti consente di creare un elenco completamente strutturato e identificabile della documentazione. Ogni cartella identifica in modo univoco un centro, un’azienda, un lavoratore o un apparato ed ad ogni documento si incorpora il suo tipo, la sua data di validità ed a chi appartiene.
Puoi scaricare i documenti in formato ZIP e caricarli su terze piattaforme senza bisogno di esaminarli o, se preferisci, utilizzare il servizio di esternalizzazione (outsourcing) dei nostri partner.
Traccia tutte le azioni di gestione e controlla chi, come, cosa e quando
Ci affidiamo alle ultime tecnologie per progettare i sistemi che ti consentano di garantire la tracciabilità in tutti i processi. Con eGestiona assicurerai il compimento della RGPD e controllerai tutte le azioni di gestione che coinvolgono i dati di carattere personale.
Potrai anche consultare in tempo reale l’attività di tutti gli utenti interni ed esterni che maneggiano l’applicazione, filtrando le consultazioni per tipo di azione, utente, azienda o periodo di tempo
L’applicazione permette di registrare e consultare tutta la documentazione autorizzata e rifiutata da ogni utente e controllare i tempi di risposta della validazione documentale concordata internamente o con l’esternalizzatore. Puoi anche esportare ad Excel in tabelle dinamiche e grafici associati tutta l’informazione rilevante di controllo di azioni
Rapporti d’Intelligenza d’Affare Avanzata, eGestiona prende l’iniziativa!
Lascia che eGestiona lavori per te realizzando ed inviando per posta elettronica i rapporti aziendali di cui hai bisogno. Approfitta della potenza di Power Pivot e delle tabelle dinamiche di Excel per presentare le informazioni così come le hai configurate.
Vedrai che è semplice esportare ad Excel, in tempo reale, l’informazione di ogni processo di coordinamento delle attività aziendali, e potrai determinare quali rapporti vuoi inviare per e-mail, il suo contenuto, l’elenco dei destinatari e la periodicità dell’invio.
Scopri come è facile configurare la sicurezza di accesso ai rapporti, determinando chi può amministrarli e consultarli, rintracciando la tracciabilità delle spedizioni. Inoltre, possiamo svilupparti rapporti personalizzati con filtri e grafici specifici.
Struttura modulare di eGestiona
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