Coordenação de Atividades Empresariais
Automatiza o intercambio documental com os seus clientes e as suas contratas
eGestiona resolve todas as tarefas administrativas de gestão documental e facilita um ambiente de trabalho colaborativo com os seus clientes e a sua cadeia de subcontratação
Um ambiente de trabalho colaborativo e automatizado
Descubra como é fácil aceder e a intranet e a partir daí administrar e consultar todas as informações relacionadas com a coordenação de atividades, dependendo do perfil e das permissões de acesso de cada usuário
A extranet de empresas contratadas, subcontratadas e fornecedoras é uma ferramenta que transfere às empresas e sua cadeia de subcontratação o trabalho administrativo documental, facilitando a gestão da sua própria estrutura de negócio e o processamento dos documentos que solicitamos-lhes.
A extranet de clientes é uma ferramenta que facilita aos seus clientes a monitorização em tempo real de todo o processo de coordenação das atividades empresariais, conforme com os requisitos documentais exigidos por cada um deles. O próprio cliente pode baixar toda a documentação necessária
A extranet de promotores e / ou coordenadores de saúde e segurança nos permite fornecer à pessoa responsável pela segurança, principalmente em obras de construção, com uma aplicação para monitorar a coordenação e acreditação de empresas, trabalhadores e equipamentos dentro da obra.
eMoviliza é a app para Android e iOS que permite consultar desde o celular todo o processo de coordenação documental e controle das acreditações de empresas, trabalhadores e equipamentos. Desde qualquer lugar, você pode gerenciar o controlo de acessos e marcações ou atividades em seus centros de trabalho
Acreditação de trabalhadores e maneio de maquinaria
Administra as acreditações dos trabalhadores e realiza os seus cartões com pictogramas, códigos de barras e códigos QR. Você pode definir os requisitos documentais, qualificações, conhecimentos, protocolos médicos e equipamentos de proteção que cada trabalhador precisa para estar acreditado.
Configura as máquinas e equipamentos definindo quais são os requisitos que um trabalhador deve cumprir para poder controlá-los e controlar as acreditações usando os relatórios personalizados de inteligência de negócio.
Semáforos e relatórios em tempo real para o controle documental
Se você quiser controlar o estado documental de forma rápida e eficiente, eGestiona é a ferramenta indicada. Gestão global da coordenação documental, acessos, pagamentos, gestão de resíduos e ADR, acreditações de trabalhadores e maquinaria, produtos químicos, … você pode ver todas as informações de forma fácil e personaliza como o usuário que queira, desde o pessoal do controle de acessos até o endereço da empresa.
eGestiona criará relatórios automáticos e periodicamente os enviará para o seu email, com a percentagem de cumprimento documental por empresa, trabalhadores e equipamentos em cada centro de trabalho. Você também pode exportar automaticamente qualquer relatório de coordenação ao Excel e usar modelos predefinidos com tabelas dinâmicas e gráficos incluídos, usando a tecnologia Power Pivot do Excel.
Toda a documentação a partir de uma única tela
Facilitamos-vos a autorização ou rejeição de documentos a partir de uma única tela com um simples clique. Ao configurar os tipos de rejeições documentais mais comuns e definindo o texto de rejeição por padrão, você pode gerar o email de rejeição automaticamente, melhorando o tempo de resposta.
Da mesma forma, você pode configurar e publicar os critérios de validação para cada tipo de documento para evitar rejeições desnecessárias, melhorando o rácio de aprovação e a gestão de coordenação.
Para agilizar a gestão documental, filtra a documentação que precisa: para os diferentes estados documentais, por empresa, trabalhador, equipamento, centro, tipo de documento, etc., e salva os seus filtros favoritos e as suas pesquisas repetitivas. eGestiona também oferece a possibilidade de exportar automaticamente ao Excel todos os relatórios documentais que você vê na tela.
Planeia e coordena atividades em os seus centros de trabalho
Se você precisa criar um plano de trabalho e definir as tarefas, os tempos de execução, etc., eGestiona permite gerar um modelo de coordenação diferente para cada atividade, solicitando documentação específica de cada trabalho. Você pode configurar as empresas, trabalhadores e equipamentos que desenvolverão essa atividade em cada centro de trabalho, planejando também a duração das suas atividades.
A aplicação também permite que você controle, mesmo a partir do smartphone ou tablet, o acesso aos seus centros de trabalho de empresas, trabalhadores e equipamentos por atividades, em função da documentação exigida
E se os meus clientes também têm eGestiona?
Então será muito fácil integrar a coordenação automaticamente com eles. Você só precisa fazer o upload da documentação da sua empresa e autorizar-la das suas contratas e automaticamente eGestiona se encarregará de integrar tudo na licença dos seus clientes.
Na aplicação você pode configurar o modelo documental de cada cliente e criar a estrutura de empresas, trabalhadores e equipamentos, seus ou da sua cadeia de subcontratação, que trabalham em cada um dos seus clientes.
Elementos integrados, documentos enviados, situações documentais, incidências de integração … segue a rastreabilidade do processo em cada uma das suas etapas utilizando a inteligência de negócio.
CAE com outros clientes e plataformas
Clientes que não têm uma plataforma de coordenação ou querem usar a sua
Se seus clientes quiserem usar sua aplicação eGestiona, você poderá atribuir permissões de usuário para que possam controlar as informações de centros, empresas, trabalhadores, equipamentos e documentos que você compartilha com eles, mantendo um seguimento dos procedimentos que eles executam.
Se seus clientes não quiserem usar eGestiona, você poderá enviá-los de forma automática e-mails com a nova documentação que afeta-lhes. eGestiona permite que você configure o conteúdo do e-mail e as listas de distribuição de envios automáticos e manuais. Também é possível rastrear os envios e as consultas documentais que seus clientes fizeram.
Clientes que têm outras plataformas de coordenação
Também temos alternativas e funcionalidades para ajudá-lo neste caso. Se a plataforma oferece mecanismos de integração, podemos desenvolver processos para carregar automaticamente a sua documentação e as suas informações. Se não, eGestiona permite que você faça uma lista de documentação totalmente estruturada e identificável. Cada pasta identifica de forma univoca a um centro, empresa, trabalhador ou equipamento e em cada documento se incorpora o seu tipo,a sua data de vigência e a quem pertence.
Você pode baixar os documentos em formato ZIP e enviá-los para terceiras plataformas sem precisar revisá-los, ou se preferir, usar o serviço de terceirização de nossos parceiros de negócio.
Rastreia todas as ações de gestão e controla quem, como, que e quando
Contamos com as mais recentes tecnologias para desenhar os sistemas que permitem garantir a rastreabilidade em todos os processos. Com eGestiona, você garantirá a conformidade com o RGPD e controlará todas as ações de gestão que envolvem dados pessoais.
Você também pode verificar em tempo real a atividade de todos os usuários internos e externos que administran a aplicação, filtrando as consultas por tipo de ação, usuário, empresa ou período de tempo.
A aplicação permite-lhe registar e consultar toda a documentação autorizada e rejeitada por cada utilizador e controlar os tempos de resposta da validação documental acordada internamente ou com a empresa externa encarregue de tarefas. Você também pode exportar ao Excel em tabelas dinâmicas e gráficos associados todas as informações relevantes de controlo de ação.
Relatórios de inteligencia de négocio avançada, eGestiona toma a iniciativa!
Deixe a eGestiona trabalhar para si, fazendo e enviando por e-mail os relatórios de negócio que você precisa. Tire proveito do poder do Power Pivot e das tabelas dinâmicas do Excel para apresentar as informações como você as configurou.
Você verá que é fácil exportar ao Excel, em tempo real, as informações de cada processo de coordenação de atividades de negócio, e você pode determinar quais relatórios deseja enviar por e-mail, o seu conteúdo, a lista de destinatários e a periodicidade do envio.
Descubra como é fácil configurar a segurança de acesso aos relatórios, determinar quem pode gerenciar e consultá-los, rastreando a rastreabilidade dos envios. Também, podemos desenvolver relatórios personalizados com filtros e gráficos específicos.
Estructura modular de eGestiona
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